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海外出張の基本的な流れ



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海外出張、初めての方に一通りの海外出張の準備から空現地到着までの流れをご説明しておきましょう。





一般的な流れですので、お仕事の内容などによっては変ると思います。


① 航空券とホテルの手配

先方でのアポイントが取れ、日程や行き先が確定したら、旅行会社等へ手配を依頼します。空港までの移動手段、現地での移動手段など、日本の旅行会社で手配可能なものはすべてこの時点で手配かけておけばよいでしょう。


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② 旅行傷害保険の加入

旅行傷害保険に加入される場合は、手配と同時に加入されていると忘れることはないですね。ほとんどの方が掛け捨てで終わるかもしれませんが、加入して損することはないでしょう。


③ 海外出張時の持ち物の用意と情報収集

スーツケースは壊れていませんか?ワイシャツの着替えは大丈夫?・・・。
海外のホテルでもほぼ日本のホテル同様にいろいろ設備は整っているものですが、例えば韓国のホテルでは歯磨きセットなどおいていません。
常備薬などの準備も大切ですね。
また、現地情報(海外安全情報、情勢や天候など)を調べておくのも大切です。
もちろん、仕事の書類などの準備もお忘れなく。(^_^;)


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④ 航空券とホテルの最終確認

海外出張の出発約1週間前が最終の確認時期がふさわしいでしょう。スケジュールが確定した時点で、旅行会社に航空券とホテルのクーポンの発券を依頼し、支払い・受け取りします。


⑤ 空港へは2時間前に

2時間前という集合時間は早いかもしれませんが、空港であなたがすることはたくさんあります。搭乗手続きや出国手続きなどの一連の流れはもちろんですが、両替、旅行傷害保険の加入、海外レンタル携帯の加入手続き、先方へのお土産の購入・・・。
よって、2時間という時間は必要だと思います。


⑥ 機内では休息を!

機内では休息の時間に利用するといいでしょう。
空港での諸手続きの疲れや、これからの渡航先での仕事の忙しさを考えると機内は絶好の休息場所とも言えます。読書や好きな音楽を持ち込むのもよし。少しアルコール類を飲み、寝るのもよし。自己流の方法でリラックスしてみて下さい。
忘れず、渡航先の入国書類も機内で記入するようにしましょう。


⑦ 現地空港到着

フライト後は、入国手続きと税関審査があります。到着便が重なる時には、長時間列に並ぶこともあるかもしれません。
すべての審査が終わると、到着ロビーへ。先方が迎えに来てくれている場合は、その方との待ち合わせ場所に向かいましょう。また各自公共交通機関で先方へ向う時は落ち着いて案内板などを確認しながら向かいましょう。白タクシーなどの勧誘には騙されないことも大切です。


では、お仕事頑張ってきて下さい!






2007年03月07日(水)23:07


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